Het jaarlijkse onderhoud van de Engelse private limited bestaat uit de volgende werkzaamheden:

• aanhouden geregistreerd kantooradres (registered office address)
• aanvraag woonplaatsverklaring (Tax domicile certificate) bij de Nederlandse belastingdienst, die wordt ingediend bij de Engelse belastingdienst (Inland Revenue)
• indienen Annual Return (overzicht interne gegevens vennootschap)
• indienen Annual Accounts (beknopte balans)

Wie aan deze verplichtingen niet (tijdig) voldoet riskeert boetes, uitschrijving c.q. ontbinding van de vennootschap, hoofdelijke aansprakelijkheid en het plegen van een economisch delict. Uzelf blijft uiteindelijk verantwoordelijk.

Ons kantoor verzorgt deze activiteiten voor vele in Nederland gevestigde limiteds. Wij stellen u tijdig van de door u te nemen acties op de hoogte en herinneren u zonodig nog eens daaraan. Wij leveren u blanco geprepareerde documenten aan en die wij getekend retour wensen te ontvangen. Wij voldoen vervolgens de leges, indien van toepassing, en u hoeft zelf dus nimmer documenten naar Engeland te sturen.
  

Engelse limited als alternatief voor de BV
U heeft er de voorkeur aan gegeven om uw onderneming in Nederland in een Engelse Limited te voeren. Dit heeft naast essentiële voordelen ten opzichte van de Nederlandse B.V. ook een keerzijde. U heeft de limited als alternatief voor de Nederlandse B.V. ingeschreven in het Nederlandse handelsregister bij de Kamer van Koophandel. Omdat er geen activiteiten in Engeland zijn is dit een hoofdvestiging en niet een nevenvestiging. Haar statutaire zetel blijft echter in het land van oprichting en deze is juridisch niet te verplaatsen. U dient derhalve deze limited correct te onderhouden in Engeland. 

Jaarlijks terugkerende werkzaamheden
Hiervoor dienen de volgende werkzaamheden uitgevoerd te worden:

• correspondentie Inland Revenue (evt. aanvraag woonplaatsverklaring (Tax Domicile Certificate), althans de melding dat de onderneming haar hoofdvestiging in Nederland heeft en er geen activiteiten in Engeland zijn. Hierdoor hoeft u niet maandelijks, per kwartaal of jaarlijks de diverse belastingaangiften te doen (in de vorm van 'nil-returns') in Engeland.
• publicatie van balans in Engeland. Wij adviseren om het boekjaar voor de te publiceren jaarstukken synchroon te laten lopen met het kalenderjaar. Hiervoor dient het '225'-formulier te worden geregistreerd, waardoor het eerste boekjaar verkort of verlengd wordt, maar in ieder geval loopt tot 31 december. Dan dient er jaarlijks 10 maanden na afloop van het boekjaar, dus op 31 oktober gepubliceerd te worden. Voor het eerste jaar moet er in ieder geval gepubliceerd worden binnen 22 maanden na oprichting. Bij de herziening van de Companies Act 1985 zal de periode van 10 maanden in 2008 verkort worden naar 9 maanden. In uitzonderlijke gevallen wordt uitstel geaccepteerd. U kunt overigens ook, na voorlopige cijfers te hebben ingediend, aangepaste jaarstukken (de zogenaamde 'amended accounts') indienen. Met een gegronde reden kan de Limited een beperkt uitstel worden verleend. Het uitstel dient uiterlijk voor de datum dat u de balans in had moeten dienen aangevraagd te zijn en wordt na verlenen geregistreerd. Bij te laat indienen wordt een boete opgelegd. De hoogte van de boete staat vast, afhankelijk van de duur van de periode dat u te laat bent. Is dit  korter dan 3 maanden dan zal de 'penalty' £ 100 bedragen. Tussen 3 en 6 maanden overschrijding is de boete £ 250, tussen en is de overschrijding meer dan een half jaar £ 500. Na een jaar beloopt de boete £ 1,000. De boete wordt dus pas opgelegd op het moment van deponeren. Het te laat indienen van accounts is in Engeland een misdrijf (economisch delict) waarvoor de directeur strafrechtelijk kan worden vervolgd.
• verzorgen van de zogenaamde annual return (inclusief 'filing fee') en ter registratie aanbieden bij het Companies House. De eerste annual return, oftewel de het '363'-formulier, wordt na circa 11 maanden na oprichting ter controle en ordertekening aangeboden op het geregistreerde kantooradres van uw limited met het verzoek dit vóór de verjaardag van de limited te laten registreren. Als dit na 4 maanden overschrijding nog niet is gebeurd zal de Registrar of Companies een voorstel indienen tot uitschrijving van de limited. Op uw Engelse uittreksel staat er dan 'Proposal to strike off'. Gedurende een periode van wederom circa 4 maanden zal dit voorstel gepubliceerd worden in de London Gazette. U heeft gedurende deze periode de mogelijkheid dit te voorkomen door bijvoorbeeld het indienen van het '363'-formulier en het voldoen van de bijbehorende leges. Volgende jaren onderneemt de  Registrar of Companies bij gelijke nalatigheid pas in een later stadium deze actie.
• aanhouden statutaire zetel in Engeland en doorsturen van post.

Gevolgen nalatig onderhoud zonder herstel
Bij nalatig onderhoud loopt u een serieus risico dat uw limited uitgeschreven wordt bij het Companies House. De rechtspersoon wordt dan ontbonden, waarmee de beperking van uw aansprakelijk eindigt. Ondanks de inschrijving van de Limited in het Nederlandse handelsregister heeft u dan toch een hoofdelijke aansprakelijkheid voor het geheel van de schulden, dus als ware het een eenmanszaak.

Denkt u ook aan de eventuele gevolgschade in het geval de Limited ontbonden wordt. Voorbeelden hiervan zijn de mogelijkheid dat activa vervallen aan de Engelse kroon of de mogelijkheid van het verwateren van een verrekenbaar verlies dat aan de rechtspersoon gebonden is.

Restauratie van een uitgeschreven Limited
De mogelijkheid bestaat om de Limited binnen 20 jaar na ontbinding wederom in het leven te roepen. Het Companies House kan een dergelijke restauratie slechts uitvoeren als daar een vonnis van de Engelse Rechtbank aan ten grondslag ligt. Bij herstel wordt de Limited beschouwd te hebben voortbestaan in een ononderbroken periode vanaf de datum van oprichting. Met andere woorden: alsof deze nooit uitgeschreven of ontbonden is geweest. Het achterstallige onderhoud dient te worden uitgevoerd. Voor het voeren van een dergelijke procedure dient u een Engelse advocaat in de arm te nemen en kunnen de kosten flink oplopen. Naast griffierechten en kosten voor rechtsbijstand moeten hoe dan ook alle opstaande boetes bij Companies House eerste worden voldaan.